1. Згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 10.02.2012 р. № 232/5 в (із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції України від 07.03.2013 р. № 400/5, від 25.04.2014 р. № 692/5, від 19.01.2015 р. № 75/5 та від 03.02.2016 р. № 309/5) Першотравневим районним судом м. Чернівці створено архівний підрозділ (далі – архів) для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.

 

2. Архів Першотравневого районного суду м. Чернівці входить до складу Першотравневого районного суду м. Чернівці, функції щодо його ведення покладаються на двох працівників суду – архіваріуса та консультанта суду (з ведення архіву) (далі - особи, відповідальні за архів).

 

3. У своїй діяльності архів керується Конституцією і законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Коституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами та цим положенням. 

Положення про архів Першотравневого районного суду м. Чернівці, що є джерелом формування Національного архівного фонду, погоджується з Державним архівом Чернівецької області, після чого затверджується керівником апарату Першотравневого районного суду м. Чернівці.

 

4. Архів працює відповідно до річного плану, який затверджує голова Першотравневого районного суду м. Чернівці, і звітує перед ним про проведену роботу.

 

5. Коло службових обов'язків працівників архіву визначається посадовими інструкціями, які затверджує керівник апарату Першотравневого районного суду м. Чернівці.

6. Основними завданнями архіву є:

- приймання від структурних підрозділів Першотравневого районного суду м. Чернівці та зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації;

- контроль разом із канцелярією суду за станом зберігання та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах Першотравневого районного суду м. Чернівці;

- участь у складанні та погодженні номенклатури справ Першотравневого районного суду м. Чернівці, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою;

- ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та щорічне подання відомостей про їх кількість за формою, встановленою Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 22.06.2015 р. № 736/27181 (далі -Правила), Державному архіву Чернівецької області;

- проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії організації проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу) та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, актів про вилучення документів з Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження документів Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу);

- створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;

- організація користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил;

- підготовка, передавання та транспортування (за рахунок Першотравневого районного суду м. Чернівці) документів Національного архівного фонду до Державного архіву Чернівецької області;

- участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників Першотравневого районного суду м. Чернівці, які відповідають за роботу з документами.

 

7. Для виконання покладених на архів завдань йому надається право:

- вимагати від структурних підрозділів Першотравневого районного суду м. Чернівці передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;

- повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;

- давати структурним підрозділам Першотравневого районного суду м. Чернівці рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;

- запитувати від структурних підрозділів Першотравневого районного суду м. Чернівці відомості, необхідні для роботи;

- інформувати керівника апарату та заступника керівника апарату Першотравневого районного суду про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

- брати участь у засіданнях та нарадах, що проводяться в Першотравневому районному суді м. Чернівці, в разі розгляду на них питань роботи з документами.

 

8. На посаду консультанта (по веденню архіву) Першотравневого районного суду м. Чернівціпризначається особа з повною вищою освітою відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст) і стажем роботи за фахом не менше двох років.

Консультант (по веденню архіву) призначається на посаду і звільняється з посади керівником апарату Першотравневого районного суду м. Чернівці.

На посаду архіваріуса Першотравневого районного суду м. Чернівці призначається особа, яка має повну загальну середню освіту, без вимог до стажу роботи.

Архіваріус призначається на посаду і звільняється з посади керівником апарату Першотравневого районного суду м. Чернівці.

Порядок взаємодії архіву з іншими структурними підрозділами  визначається керівником апарату Першотравневого районного суду м. Чернівці.

Відповідальним за виконання покладених на архів завдань і функцій є консультант (по веденню архіву) Першотравневого районного суду м. Чернівці та архіваріус суду.

 

9. До складу документів архіву входять:

- документи з паперовою основою, внесені до Національного архівного фонду, тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами Першотравневого районного суду м. Чернівці, та документи з кадрових питань;

- науково-технічна документація, аудіовізуальні та електронні документи, створені Першотравневим районним судом м. Чернівці або одержані нею на законних підставах;

- фонди особового походження працівників Першотравневого районного суду м. Чернівці, які відіграли певну роль в історії розвитку тієї чи іншої сфери життєдіяльності країни або її окремого регіону;

- документи з різними видами матеріальних носіїв інформації організацій - попередників та підпорядкованих організацій, що ліквідовані;

- друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву Першотравневого районного суду м. Чернівці;

- довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

Документи з різними видами матеріальних носіїв інформації повинні зберігатися в архіві Першотравневого районного суду м. Чернівціокремо.

 

10. Документи з паперовими носіями інформації передаються в упорядкованому стані із структурних підрозділів Першотравневого районного суду м. Чернівці до архіву через два роки після завершення їх ведення у діловодстві відповідно до вимог, встановлених Правилами.

Науково-технічна документація передається до архіву Першотравневого районного суду м. Чернівці у порядку, встановленому державними стандартами України.

Аудіовізуальні документи передаються до архіву Першотравневого районного суду м. Чернівці одразу після завершення їх виробництва.