Додаток № 1

до наказу суду № 36

від 06.03.2019 року

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ забезпечення документообігу та

організаційного забезпечення роботи

Першотравневого районного суду м. Чернівці

І. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Положення про відділ забезпечення документообігу та організаційного забезпечення роботи Першотравневого районного суду м. Чернівці (далі Положення) встановлює єдині засади діяльності, обсяг посадових обов'язків та основні вимоги щодо їх виконання, права та відповідальність працівників відділу забезпечення документообігу та організаційного забезпечення роботи Першотравневого районного суду м. Чернівці.

1.2. Відділ забезпечення документообігу та організаційного забезпечення роботи Першотравневого районного суду м. Чернівці  області (далі - відділ) утворюється та функціонує в структурі апарату суду відповідно до ст. 155 Закону України «Про судоустрій і статус суддів».

1.3. Відділ є структурним підрозділом Першотравневого районного суду м. Чернівці та у своїй діяльності безпосередньо підпорядковується начальнику відділу забезпечення документообігу та організаційного забезпечення роботи суду (далі – начальник відділу).

1.4. Положення про відділ затверджується наказом керівника апарату суду.

1.5. Зміни і доповнення до Положення вносяться наказом керівника апарату суду.

1.6.  Робота відділу ведеться згідно затвердженого плану роботи суду.

1.7. У своїй діяльності відділ керується Конституцією України, Кодексом законів про працю України, Цивільним процесуальним кодексом України, Кримінально-процесуальним кодексом України, Кодексом адміністративного судочинства України та іншими процесуальними та матеріальними кодифікованими актами України, Законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про державну службу", "Про запобігання корупції" та іншими законами України, актами Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, актами законодавства та нормативними документами, що регламентують діяльність судових органів та державної служби, Положенням про Державну судову адміністрацію України, Положенням про територіальні управління Державної судової адміністрації, постановами колегії, наказами, інструкціями та рекомендаціями Державної судової адміністрації України та територіального управління державної судової адміністрації у Чернівецькій області, Інструкцією з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженою наказом ДСА України № 173 від 17.12.2013, посадовими інструкціями працівників відділу, Правилами внутрішнього службового розпорядку, Правилами етичної поведінки державних службовців, Правилами поведінки працівників суду, іншими нормативно-правовими актами та цим Положенням.

            1.8. Відділ, в інтересах всебічного і комплексного забезпечення виконання визначених цим Положенням завдань та функцій, співпрацює з відділом аналітично-статистичної роботи та ведення архіву суду.

ІІ. ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ ТА ФУНКЦІЇ ВІДДІЛУ.

2.1. Забезпечує щоденне прийняття, реєстрацію, розподіл вхідної кореспонденції, що подається до суду з дотриманням загальних правил ведення діловодства в суді та порядку роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до надіслання за призначенням або передавання в архів суду, звернення до виконання судових рішень.

2.2. Здійснює документальне забезпечення роботи суду та суддів.

2.3. Забезпечує належний прийом, реєстрацію справ, заяв та інших передбачених законом документів (заяв, клопотань, скарг тощо), що подаються до суду та їх передачу суддям на підставі даних автоматизованої системи документообігу суду (далі – АСДС).

2.4. Забезпечує передачу зареєстрованих документів працівникам апарату суду  на виконання по АСДС і під розписку.

2.5. Забезпечує своєчасне введення до АСДС достовірних даних.

2.6. Забезпечує реєстрацію та відправку вихідної кореспонденції, що направляється за межі суду.

2.7.  Забезпечує ведення документів первинного обліку, номенклатурних справ та відповідає за достовірність та своєчасність їх складання та оформлення.

2.8. Забезпечує облік та зберігання судових справ, речових доказів, документів первинного обліку.

2.9. Забезпечує приймання, облік, реєстрацію апеляцій, апеляційних скарг на судові рішення.

2.10.   Здійснює роботу щодо направлення судових справ із скаргами, поданнями до судів вищих інстанцій та повідомлення учасників процесу про день, час та місце розгляду справ (в разі необхідності).

2.11.  Забезпечує своєчасне та якісне звернення судових рішень до виконання та здійснює контроль за одержанням повідомлень про їх виконання та своєчасне приєднання до судових справ.

2.12. Забезпечує облік виконавчих документів, які передаються для виконання до державної виконавчої служби; здійснює відкликання виконавчих документів у разі припинення виконання.

2.13. Формує номенклатуру справ суду згідно наданих пропозицій та після погодження з відповідними державними архівними установами подає на затвердження голові суду.

2.14. Забезпечує підготовку та передачу до архіву суду судових справ за минулі роки, провадження у яких закінчено, а також іншої документації суду за минулі роки.

2.15. Здійснює прийом, реєстрацію, облік звернень громадян, фізичних та юридичних осіб, об'єднань громадян, за дорученням керівника апарату або голови суду здійснює підготовку проектів відповідей на звернення.

2.16. Веде облік та контроль за виконанням судових доручень, що надійшли з інших судів України та іноземних держав.

2.17. Забезпечує ведення обліково-статистичних карток в електронному вигляді, забезпечення внесення до обліково-статистичних карток відповідної інформації.

2.18. Здійснює статистичну та аналітичну роботу суду, у тому числі з питань організації діловодства в суді.

2.19. Організовує та здійснює підготовку довідок, інформацій для використання в діяльності суду.

2.20. Проводить аналіз стану діловодства в суді за підсумками кожного звітного періоду, розробляє пропозиції з підвищення рівня цієї роботи.

2.21.  Забезпечує зберігання документів, які надійшли до відділу.

2.22.  Здійснює прийом громадян, видачу копій судових рішень, інших документів, які зберігаються у відділі та судових справ для ознайомлення учасникам судового розгляду відповідно до встановленого порядку.

2.23. Приєднує до судових справ, які зберігаються у відділі, документи, що підтверджують виконання судових рішень.

2.24. Забезпечує своєчасну та належну доставку за призначенням судових справ, іншої судової документації.

2.25. Організує ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом згідно з вимогами відповідної інструкції.

2.26. Розробляє заходи, спрямовані на вдосконалення діловодства, організацію роботи з документального забезпечення діяльності суду.

2.27.  За дорученням начальника відділу, здійснює контроль за виконанням окремих розділів плану роботи суду.

2.28. Виконує доручення начальника відділу щодо організації роботи відділу.

2.29.  Виконує інші функції, визначених Інструкцією з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженою наказом ДСА України № 173 від 17.12.2013.

ІІІ. СТРУКТУРА ТА ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ ВІДДІЛУ.

3.1. Структура, чисельність працівників відділу визначаються штатним розписом Першотравневого районного суду м. Чернівці,   затвердженим у встановленому законом порядку територіальним управлінням Державної судової адміністрації України в  Чернівецькій області і має забезпечувати якісне виконання покладених на відділ завдань і функцій.

3.2. За структурою до складу відділу входять  - начальник відділу, заступник начальника відділу, головні спеціалісти, секретарі суду.

3.3. Відділ очолює начальник відділу, який призначається на посаду і звільняється з посади наказом керівника апарату суду з дотриманням вимог законодавства про державну службу та трудового законодавства.

            3.4.  Начальник відділу:

- планує роботу відділу, здійснює керівництво діяльністю відділу і несе      персональну відповідальність за виконання функцій і завдань, покладених на відділ;

- розподіляє обов'язки між працівниками відділу, а у разі службової необхідності проводить перерозподіл обов'язків між ними, забезпечує планування роботи, належний рівень службової дисципліни, організовує взаємодію з іншими структурними підрозділами суду;

- організовує роботу і забезпечує контроль за своєчасним виконанням працівниками відділу завдань, плану роботи суду, доручень керівництва суду;

- забезпечує вдосконалення методів роботи відділу, своєчасне проходження і опрацювання документів;

-   представляє відділ на зборах та нарадах працівників апарату суду;

- здійснює інші повноваження із забезпечення діяльності суду, передбачені посадовою інструкцією та цим Положенням.

            3.5. У разі відсутності начальника відділу його обов'язки виконує заступник начальника відділу.

3.6. Працівники відділу призначаються на посади та звільняються з посад наказом керівника апарату суду з дотриманням вимог законодавства про державну службу та трудового законодавства.

3.7.  Документація відділу ведеться відповідно до установленого в суді порядку та згідно із затвердженою номенклатурою справ, а також у відповідності до Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом ДСА України № 173 від 17.12.2013.

1. ПРАВА ТА ОБОВ'ЯЗКИ ПРАЦІВНИКІВ ВІДДІЛУ.

4.1. Права та обов’язки працівників відділу визначаються їх посадовими інструкціями, що затверджуються наказом керівника апарату суду.

4.2. Працівники відділу, відповідно до їх прав та обов'язків, визначених посадовими інструкціями, наказами, розпорядженнями керівника апарату суду, вносять до бази даних АСДС передбачену Положенням «Про автоматизовану систему документообігу суду» інформацію та згідно із законодавством несуть відповідальність за її достовірність.

4.3   Працівники відділу мають право:

- користуватися правами і свободами, передбаченими Конституцією України, Законами України «Про судоустрій і статус суддів», «Про державну службу» та іншими актами законодавства;

-  на соціальний та правовий захист відповідно до свого статусу;

- отримувати матеріально-технічне забезпечення для виконання покладених на них обов'язків та завдань;

- в установленому порядку отримувати від працівників апарату суду інформацію, необхідну для виконання посадових обов'язків;

-  вносити, в межах своєї компетенції, пропозиції щодо вдосконалення роботи суду;

-  брати участь у нарадах та зборах трудового колективу суду.

            4.4. Працівники відділу наділені іншими правами, визначеними посадовими інструкціями.

4.5.    Працівники відділу зобов'язані:

- виконувати вимоги цього Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка стала їм відома при виконанні службових обов'язків;

-   забезпечувати організацію, своєчасне і якісне виконання дорученої їм роботи;

-  дотримуватися Конституції та законів України, інших нормативно-правових актів, вимог Присяги державного службовця, Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом ДСА України № 173 від 17.12.2013, Правил внутрішнього службового розпорядку, Правил етичної поведінки державних службовців, Правил поведінки працівників суду, посадових інструкцій, правил охорони праці та протипожежної безпеки, вимог інших документів, які стосуються роботи суду;

- виконувати свою роботу у взаємодії з працівниками інших структурних підрозділів;

- використовувати комп'ютерну техніку та засоби оргтехніки з метою підвищення ефективності та якості своєї роботи та роботи суду в цілому;

-  постійно підвищувати свій професійний рівень.

1. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ.

5.1. Працівники відділу відповідно до Кодексу законів про працю України, Закону України «Про державну службу», Закону України «Про запобігання корупції» несуть відповідальність за порушення трудової дисципліни, неякісне або несвоєчасне виконання посадових обов'язків і завдань, бездіяльність або невикористання наданих йому прав, порушення норм етичної поведінки державного службовця та обмежень, пов'язаних із прийняттям на державну службу та її проходженням.